A2 : Comment planifier et gérer efficacement les réunions du conseil d’administration et les assemblées des actionnaires

Les réunions de conseil d’administration sont souvent considérées comme une formalité ennuyeuse ou un obstacle inutile au quotidien d’une startup. Et elles peuvent l’être si elles ne sont pas correctement organisées ou menées. Cependant, lorsqu’elles sont bien pensées et pleinement exploitées, elles deviennent l’un des outils les plus précieux et des moteurs d’efficacité pour la réussite d’une startup.

Ce workshop a pour objectif de compléter le programme de base de la Startup Board Academy et de guider les membres de conseils d’administration sur les aspects pratiques de la conduite de réunions efficaces. Ce workshop offre une vue d’ensemble complète des bonnes pratiques pour diriger une réunion du conseil d’administration et couvre les aspects suivants.

Assemblée générale des actionnaires

• • Quel est l’objectif d’une telle assemblée et quelles sont les différences avec les réunions du conseil d’administration?
  • Quelle est la différence entre les Assemblées Générales Ordinaires (AGO) et les Assemblées Générales Extraordinaires (AGE), dans quels cas ces dernières doivent être convoquées et quelles procédures doivent être mises en place pour garantir que toutes les décisions prises soient légalement valides et engageantes pour la société ?
  • Préparation de l’ordre du jour, du PV,  des documents pertinents dans le cadre des délais légaux.
  • La tenue de l’assemblée générale et ses supports pour garantir que toutes les exigences légales soient respectées.

Les bonnes pratiques des réunions du conseil d’administration

• • Planification
    • Réunions en présentiel vs virtuelles
    • Fréquence des réunions du conseil d’administration
    • Réunions régulières vs réunions d’urgence
    • Les délais de préavis pour la date de la réunion
  • La préparation du conseil d’administration
    • Comment définir l’ordre du jour ?
    • Identifier les sujets récurrents et spécifiques
    • Recueillir les données qui vont permettre le processus de décision du conseil d’administration  (documents et contributions de l’équipe de direction)
    • Pourquoi limiter les discussions hors-conseil entre les membres du conseil d’administration?
    • Mettre en place des comités ad-hoc sur des sujets spécifiques récurrents ou spéciaux
    • S’assurer du bon partage des informations
  • Conduite de la réunion du conseil d’administration
    • Respect du temps imparti
    • Répartition des rôles et des tâches pour la durée de la réunion
    • S’assurer que toutes les formalités soient respectées pour que les votes soient valides
    • S’assurer que les décisions sont prises sur des faits avérés et vérifiés
    • Gérer les attentes des membres du conseil d’administration et de la direction
  • Rédaction du procès-verbal du conseil d’administration
    • Modèles et conseils
    • Cadre légal et implications
    • Approbation du procès-verbal de la réunion précédente
    • Question quant à la possibilité d’enregistrements audio et/ou vidéo des réunions

Ce workshop constitue une excellente opportunité pour les membres actuels de conseils d’administration de discuter des défis spécifiques de la bonne gestion des conseils d’administration et des assemblées générales et de bénéficier des expériences et des idées des autres sur la façon d’être un bon membre de conseil.

Durée du workshop

1h30 (réunions des actionnaires : 20 minutes, réunions de conseil d’administration : 1h, questions et discussions : 10 minutes).

Format du workshop

En ligne.

Tarif

• Participant.e externe : CHF 150
• Alumni de la Board Academy : CHF 130

15% de réduction pour la réservation de trois workshops ou plus.

Les formatrices : Virginie Verdon et Brigitte Baumann.